信息技术实践：Word邮件合并操作指南

2023-11-01 理论教育版权反馈

【摘要】：Word系统提供了6种邮件合并的文档，包括信函、电子邮件、信封、标签、目录和普通Word文档。这6种文档类型实际决定了邮件合并中主文档的基本格式与内容形式。邮件合并操作通过“邮件”功能区完成。图3-95“邮件合并收件人”对话框图3-96插入合并域预览结果并完成合并。

有些文档类型如成绩单、邀请函、准考证等，信息格式固定，内容相似，数量巨大，其内容的区别依据通常来源于一个数据表，邮件合并功能就是批量、快速、准确制作完成这类文档的有效工具。

邮件合并的基本要求是：需要两个文档来完成，一个文档是包含固定信息的主文档，一个文档是包含可变信息的数据源。将两个文档建立关联，指定可变信息在主文档中的位置（称为插入合并域），最后生成新的合并文档即可。

1.邮件合并的准备工作

（1）选择主文件类型。Word系统提供了6种邮件合并的文档，包括信函、电子邮件、信封、标签、目录和普通Word文档。这6种文档类型实际决定了邮件合并中主文档的基本格式与内容形式。

信函用于创建不同用途的文档，如信件、通知、邀请函等类文档，是最常用的主文档类型，合并后每条记录独自成为一页。电子邮件用于建立基于数据源文件的统一邮件，此类型会进入Web版式视图。“信封”可创建指定尺寸的信封。“标签”可创建指定规格的标签，合并后标签不会独立分页。目录类型合并后，不以单独记录分页。删除主文档与数据源之后的文档，即可恢复为普通Word文档。

（2）数据源文件。

数据源文件是主文档上变化内容的部分，通常来自于表格。可以是Word包含表格的文档、Excel文件，以及带有固定间隔符的文本文件，也可以是数据库文件，如Access数据库、Outlook联系人等。

表格文件的要求是一个具有标题表头的行列规范表格，表格的第一行是列的标题，后面的每一行是包含各个数据的记录。数据源文件必须是在开始邮件合并前就准备好的文件。

注意　使用Word文档作为数据源时，Word中的表格必须位于文档的顶部，否则将无法识别出数据源文件。

2.邮件合并的操作步骤

准备好数据源文件后，即可开始邮件合并操作。邮件合并操作通过“邮件”功能区完成。正常编辑状态下，该功能区的大部分内容是不可用的，只有将主文档与数据源文件进行成功关联后，不可用的部分才可被激活。邮件合并的主要步骤是：

（1）创建主文档。

邮件合并默认的主文档是当前文件，如果主文档选择了信封和标签类型，则有可能删除当前文件的所有内容。“邮件”功能区上的“创建”组中的“中文信封”“信封”和“标签”不会删除当前文件的内容，会将选择内容附加到当前文件中。

创建信函主文档的方法是新建一个Word文件，在“邮件”功能区“开始邮件合并”组单击“开始邮件合并”按钮，下拉菜单中选择“信函”。当前的新文件为主文档，可开始输入相关内容。

（2）关联数据源文件。(www.chuimin.cn)

数据源文件需事先准备好，也可以使用“邮件”功能区“开始邮件合并”组“选择收件人”中的“键入新列表”进入列表编辑状态，列表的格式是默认的类似通信录的形式，也可进行修改。选择已经准备好的数据文件，则在“选择收件人”中选择“使用已有列表”，在对话框中指定数据文件即可。

收件人实际是数据源文件，Word文档、Excel文件、文本文件、Access数据、Outlook联系人等，都可作为数据源文件。“选择收件人”就是指定数据源文件的操作。列表是数据源文件的显示形式，数据源文件通常以表格的形式存在。

（3）编辑收件人列表。

成功关联了数据源文件后，“邮件”功能区上“编辑收件列表”等按钮才被激活，单击此按钮，打开“邮件合并收件人”对话框，勾选要进入合并结果的数据记录，如图3-95所示。对话框中还提供了对收件人记录的处理功能，如排序、筛选和查找等。

（4）在主文档中插入合并域。

关闭“邮件合并收件人”对话框后，应在主文档中定义合并域的位置，即插入合并域。插入合并域之前，须将光标定位到要插入的位置，再单击“邮件”功能区上“插入合并域”按钮，选择下拉列表中列出的数据源中各列名称即可，如图3-96所示。

图3-95　“邮件合并收件人”对话框

图3-96　插入合并域

（5）预览结果并完成合并。

完成所有合并域的插入定位后，即可进行预览，单击“邮件”功能区“预览结果”组中的“预览结果”按钮，使用前后翻页按钮，可查看合并后所有记录，“预览结果”组中还提供了“查找收件人”按钮，可查找指定记录。

单击“邮件”选择卡的“完成并合并”按钮，选择“编辑单个文档”，在“合并到新文档”对话框中，选择要合并的记录，默认为“全部”记录，如图3-97所示。

图3-97　“合并到新文档”对话框

注意　预览结果前后翻页时，窗口下方的状态栏上显示的都是主文档的页数，如主文档是1页，预览结果也是1页。只有单击了“完成并合并”之后，状态栏上的页数会与记录的个数相关。

信息技术实践：Word邮件合并操作指南

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