现代国际礼仪：名片与电话礼仪

第五节　名片与电话礼仪

名片与电话，已成为当今的国际交往活动中，不同国家人民之间相互交流和进行直接沟通的不可或缺的基本工具。因此，遵守国际礼仪规范，正确使用名片与电话，是对外交流与沟通活动得以顺利进行的重要保证。

一、名片礼仪

由于具有便于携带、使用、保存和查阅的特点，名片已成为国际交往中一种必不可少的信息载体和联络工具。我们在很多国际交往场合，往往都要借助名片与外国友人进行交流沟通。而名片的使用是否正确，已成为影响与交往对象能否成功交流沟通的一个不可忽视的因素。要正确使用名片，就要充分地了解名片的类别、制作、用途和交换方式等方面的情况，从而遵守相应的礼仪规范和惯例。

1.名片的类别

根据名片用途、内容及使用场合的不同，人们在日常生活、工作中使用的名片，大致可以分为社交名片和公务名片两类。在不同的场合，我们可以根据不同的需要，使用不同类型的名片。

社交名片，亦称私用名片，指的是以私人身份在对外交往场合进行交际应酬时，所使用的名片。一般而言，社交名片的基本内容包括两个部分:一是本人姓名，以大号字体印在名片正中央。姓名之后无需添加任何公务性官衔。二是联络方式，以较小字体印在名片右下方。具体内容包括家庭住址、邮政编码、住宅电话、互联网址等。社交名片只用于私人社交场合，通常与公务无关，因此一般不印有工作单位以及行政职务。

公务名片，即是指国家涉外公务人员正式使用于涉外公务活动之中的名片。需要注意的是，公务名片有着很强的公务性规范。一般来说，在涉外公务活动中，身边如果没有公务名片，可用社交名片代替。但如果没有社交名片，则不能用公务名片代替。一张标准的公务名片，按惯例应由具体归属、本人称呼、联络方式等三项基本内容构成。一是具体归属。它由涉外公务人员供职的单位、所在的部门等内容组成，二者均应采用正式的全称。但一张名片上所列的单位或部门不宜多于两个。如果确实有两个以上的供职单位和部门，或同时承担着不同的社会职务，则应分别印制不同的名片，并根据交往对象、交际内容的不同分发不同的名片。二是本人称呼。它应由本人姓名、行政职务、技术职务、学术头衔等几个部分所构成。但后面两项内容，尤其学术头衔往往可有可无。名片上所列的行政职务一般不宜多于两个，且应与同一名片上的具体归属相对应。三是联络方式。它通常由单位地址、邮政编码、办公电话等内容构成，家庭住址、住宅电话、手机号码则不宜列出。至于传真号码、寻呼号码、互联网址等内容则应根据具体情况决定是否印于其上。单位的联络方式同样应与同一名片上所列的具体归属相对应。上述三项内容既要完整无缺，又应排列美观。通常，具体归属与联络方式应以大小相似的小号字体分别印于名片的左上角与右下角；本人姓名应以大号字体印于名片正中央；职务头衔则应以较小字体印于姓名的右侧。

2.名片的制作

用于对外交往活动的名片，在制作方面是有一定规定的。名片制作得是否规范，往往会影响交往对象对自己的看法，进而影响双方的进一步交流与合作。一张粗制滥造的名片显然不会让人对名片的主人产生什么好感和接近之意。因此，在订制名片时应当注意以下几个方面的问题:

第一，规格材料。各国名片的规格是不尽相同的。目前我国通行的名片规格为9cm×5.5cm，而在国际上较为流行的名片规格则为10cm×6cm。涉外公务人员如果参与公务性质的涉外活动，则可采用后一种规格。名片通常应以耐折、耐磨、美观、大方的纸张作为首选材料。

第二，色彩图案。涉外公务人员所订制的名片宜选用单一色彩的纸张，并且以米白、米黄、浅蓝、浅灰等庄重朴实的色彩为佳。不要选用过多过杂的色彩，让人眼花缭乱，妨碍信息的接收。也不宜采用红色、紫色、绿色、黑色、金色、银色的纸张制作名片。一般而言，名片上除了文字符号外不宜添加任何没有实际效用的图案。如果本单位有象征性的标志图案，则可将其印于归属一项的前面，但不可过大或过于突兀。

第三，文字版式。涉外公务员所使用的名片，在正常情况下正面应采用标准的汉字简化字，不得使用繁体字。外文印在名片的另一面。不要在同一面上混合使用不同文字，一张名片的同一面上不宜使用两种以上的文字。以汉字印制名片时，一般采用楷体或仿宋体，尽量不要采用行书、草书、篆书等不易认的字体；以外文(主要采用英文)印制名片时，一般采用黑体或罗马体字，但不要用草体。不论采用何种字体，文字印刷都要清晰易识，不可模糊难辨，不宜自行手写名片，不能在印刷的名片上以笔增减、修改内容。

名片上文字的排列版式大体有两种。一是横式，即文字排列的行序为自上而下，字序为自左而右；二是竖式，即文字排列的行序为自右而左，字序为自上而下。一般而言，采用简化汉字的名片宜用横式。外文名片不宜采用竖式排列，两面的内容相同时，不可使其一为横式，一为竖式。

3.名片的用途

在国际交往中，名片的基本用途主要分为常规用途和特殊用途两种情况。如果再进一步细分，又可分为如下几种:

第一，介绍自己。初次与交往对象见面时，除了必要的口头自我介绍外，还可以把名片作为辅助的介绍工具。这样不仅能向对方明确身份，而且还可以节省时间，强化效果。

第二，结交他人。在国际交往中，如欲结识某位外国朋友，往往可以先向对方赠送本人名片，以表示结交之意。因为主动递交名片给初识之人，既意味着信任友好，又暗含“可以交个朋友吗?”之意。在这种情况下，对方一般会“礼尚往来”，将其名片也递过来，从而完成双方结识交往的第一步。第三，保持联系。大多名片都有联络方式印在其上。利用他人在名片上提供的联络方式，即可与对方取得并保持联系，促进交往。第四，通报变更。如果变换了单位、调整了职务、改动了电话号码或者乔迁至新居后，人们都会重新制作自己的名片。向过去的交往对象递交新名片，就能把本人的最新情况通报对方，以一种更简单的方式避免联系上的失误。

名片的特殊用途，是指在国际社交场合，人们往往以名片代替一封简洁的信函使用。具体做法是:在社交名片的左下角写上一行字或一句短语，然后装入信封寄交他人。如果是本人亲自递交或托人带给他人，要用铅笔书写；如果采用邮寄方式，则应用钢笔书写。书写时多采用法文缩略语，较常见的法文缩略语及其对应含义如下:

(1)P.P.，(pourpresentation):意即介绍。通常用来把一个朋友介绍给另一个朋友。当你收到一个朋友送来左下角写有“P.P.”字样的名片和一个陌生人的名片时，便是为你介绍了一个新朋友，应立即给新朋友送张名片或打个电话。

(2)P.f.，(pourfelicitation):意即敬贺。用于节日或其他固定纪念日。

(3)P.c.，(pourcondoleance):意即谨唁。在重要人物逝世时，表示慰问。

(4)P.r.，(pourremerciement):意即谨谢。在收到礼物、祝贺信或受到款待后表示感谢。它是对收到“P.f.”或“p.c.”名片的回复。(www.chuimin.cn)

(5)P.P.c.，(pourprendreconge):意即辞行。在分手时用。

(6)P.f.n.a.，(pourfeliciterlenouvelan):意即恭贺新禧。

(7)N.b.，(notabene):意即请注意。提醒对方注意名片上的附言。

名片代替信函使用时，须注意以下不同的使用方法和有关事项:

第一，充当礼单。以私人身份向他人馈送礼品时，可将本人的社交名片充当礼单，置于礼品包装之内。但最好是将其装在一个与名片大小相当的信封里，信封上写收礼者姓名，信封可以不封口。名片上可根据实际情况简单留言。

第二，介绍相识。如欲向自己相识之人介绍某人，亦可使用名片。具体做法是:在自己名片的左下角写上“p.p.”，然后在后面附上被介绍人的名片，并由被介绍人交给对方，或直接邮寄给对方。在把名片交给被介绍人之后，名片的主人应当先用电话告诉对方:有人将拿着自己的名片去见对方，否则就会使对方有点摸不着头脑，而被介绍者也会因为对方没接到任何通知而感到尴尬。

第三，简短留言。如拜访某人不遇，或需要向某人传达某事而对方不在时，可留下自己的名片，并在名片上简单写上具体事由，然后委托他人转交。

第四，拜会他人。在初次前往他人工作单位或私人居所进行正式拜访时，可先把本人名片交于对方的门卫、秘书或家人，然后由其转交给拜访之人，意即“我是×××，我可以拜访您吗?”，对方确认了拜访者的实际身份后，再决定双方是否见面。

4.名片的交换

这是名片礼仪中的核心内容。礼仪主体如何交换名片，往往是其个人修养的一种反映，也是对交往对象尊重与否的直接体现。因此交换名片务必要遵守一定之规。

第一，携带名片参加正式的交际活动之前，都应随身携带自己的名片，以备交往之用。名片的携带应注意以下三点。一是足量适用。基层公务员携带的名片一定要数量充足，确保够用。所带名片要分门别类，根据不同交往对象使用不同名片。二是完好无损。名片要保持干净整洁，切不可出现折皱、破烂、肮脏、污损、涂改的情况。三是放置到位。名片应统一置于名片夹、公文包或上衣口袋之内，在办公室时还可放于名片架或办公桌内。切不可随便放在钱包、裤袋之内。放置名片的位置要固定，以免需要名片时东找西寻，显得毫无准备。

第二，递交名片。在递交名片时，要注意以下几个要点:一是观察意愿。除非自己想主动与人结识，否则名片务必要在交往双方均有结识对方并欲建立联系的意愿的前提下发送。这种愿望往往会通过“幸会”、“认识你很高兴”等一类谦语以及表情、体姿等非语言符号体现出来。如果双方或一方并没有这种愿望，则无须发送名片，否则会有故意炫耀、强加于人之嫌。二是把握时机。发送名片要掌握适宜时机，只有在确有必要时发送名片，才会令名片发挥功效。发送名片一般应选择初识之际或分别之时，不宜过早或过迟。不要在用餐、戏剧、跳舞之时发送名片，也不要在大庭广众之下向多位陌生人发送名片。三是讲究顺序。双方交换名片时，应当首先由位低者向位高者发送名片，再由后者回复前者。但在多人之间递交名片时，不宜以职务高低决定发送顺序，切勿跳跃式进行发送，甚至遗漏其中某些人。最佳方法是由近而远、按顺时针或逆时针方向依次发送。四是先打招呼。递上名片前，应当先向接受名片者打个招呼，令对方有所准备。既可先作一下自我介绍，也可以说声“对不起，请稍候”、“可否交换一下名片”之类的提示语。五是表现谦恭。对于递交名片这一过程，应当表现得郑重其事。要起身站立主动走向对方，面含微笑，上体前倾15°左右，以双手或右手持握名片，举至胸前，并将名片正面面对对方，同时说声:“请多多指教”，“欢迎前来拜访”等礼节性用语。切勿以左手持握名片。递交名片的整个过程应当谦逊有礼，郑重大方。

第三，接受名片。接受他人名片时，主要应当做好以下几点:一是态度谦和。接受他人名片时，不论有多忙，都要暂停手中一切事情，并起身站立相迎，面带微笑，双手接过名片。至少也要用右手，而不得使用左手。二是认真阅读。接过名片后，先向对方致谢，然后要将其从头至尾默读一遍，遇有显示对方荣耀的职务、头衔不妨轻读出声，以示尊重和敬佩。若对方名片上的内容有所不明，可当场请教对方。三是精心存放。接到他人名片后，切勿将其随意乱丢乱放、乱揉乱折，而应将其谨慎地置于名片夹、公文包、办公桌或上衣口袋之内，且应与本人名片区别放置。四是有来有往。接受了他人的名片后，一般应当即刻回给对方一张自己的名片。没有名片，名片用完了或者忘了带名片时，应向对方作出合理解释并致以歉意，切莫毫无反应。

5.索要名片

在国际交往中，依照惯例最好不要直接开口向他人索要名片。但若想主动结识对方或者有其他原因有必要索取对方名片时，可采取下列办法:一是互换法。即以名片换名片。在主动递上自己的名片后，对方按常理会回给自己一张他的名片。如果担心对方不回送，可在递上名片时明言此意:“能否有幸与您交换一下名片?”二是暗示法。即用含蓄的语言暗示对方。例如，向尊长索要名片时可说:“请问今后如何向您请教?”向平辈或晚辈表达此意时可说:“请问今后怎样与您联络?”面对他人的索取，不应直接加以拒绝。如确有必要这么做，则需注意分寸。最好向对方表示自己的名片刚用完，或说自己忘了带名片。

二、电话礼仪

在国际交往中，电话已成为人们经常使用的主要通信工具。在对外交往中使用电话时，通常必须认真遵守下述几个方面的礼仪规范:

第一，要注意通话的时间。打电话时应当注意的时间问题，具体又可以分为两个方面:其一，通话时间的选择。其二，通话时间的长度。

在一般情况下，与外国友人通话时，不宜有碍其工作、生活和休息。因公与其通话时，最好不要选择对方下班之后的时间；因私与其通话时，则尽量不要占用对方上班时间。还应当注意到通话对象所在国与我国存在的时差问题。若无要事相告，千万不要在节假日或对方休息、用餐时间里给对方打电话。与外国友人通话时，在时间长度上应自觉地有所限制。应当做到有备而谈，长话短说，删繁就简。可能地话，一次通话的时间，最好不要超过3分钟。没话找话，絮絮叨叨，随想随说，通话时间过长，都是打电话之大忌。

第二，要注意通话的表现。人们在通电话时，虽然未必能够见面，但是此时此刻的种种表现，仍然与每个人的社交形象密切相关。

当自己作为发话人，主动拨打电话时，首先要使用必要的礼貌用语。电话接通后，先要问候对方“你好”，接下来必须主动地自报家门，如果电话需要接转，或是需要受话人代找某人，切勿忘记以“请”相求，并且一定要向对方道谢。如果通话时中途掉线，或是拨错了号码，则当时要主动承担责任，并向有关人员致歉。在通话结束前，先要对受话人道一声“再见”，随即方可双手轻轻地将电话挂上。倘若自己是受话人，则在接听电话时，必须处处以礼待人。可能地话，最好要在电话铃响3次左右时去接听电话。万一因故难以分身，而使对方久等，则务必要向对方讲明原因，并且道歉。接听电话之初，通常亦应先说“你好”，然后再略作自我介绍，以便对方确认是否拨错号码。若对方拨错了号码，要耐心地向对方说明。若发话人找的不是自己，可及时代为寻找对方所要找的人。要是那个人不在的话，应向对方说明，并询问对方要不要自己帮忙，对方若请自己传一个口信的话，一定要当场笔录下来，并且复述一遍。在通话结束时，不要忘记说“再见”，不要抢先挂断电话。

第三，要善用手机与呼机。在对外交往中，使用手机、呼机等移动通信工具，是非常普遍的。重要的是，使用它们时一定要注意以下三条:一是不要妨碍别人。在一切公共场所及办公地点，都应当使手机与呼机“禁声”，至少也不应使之噪声扰人。二是不要有碍安全。乘坐飞机、驾驶汽车、经过加油站或前往医院探视病人时，均不得使用手机或呼机，否则将有碍自己与他人的人身安全。三是不要招摇过市。手机与呼机都是通信工具，而非时装道具，因此切勿在大庭广众之前以之显派招摇。走路时将它攥在手里，会客时将它支于桌上，都是不适当的做法。