电子文档的发展历程-现代电子文档管理

2023-12-01 理论教育版权反馈

【摘要】：这一阶段真正进入了无纸化电子文档阶段。文件、档案电子化、数字化是一种全球性的发展现象和趋势，这也是我们称之为“电子文档”的原因之一。目前，世界各国因信息化程度不同，电子文档的发展水平也各异;即使在同一国家里，电子文档的发展水平因各行业信息化程度的不同而不同。

一、电子文档的发展历程

电子文档的出现既是社会政治、经济和文化发展的客观要求，也是人类文明发展的必然结果。电子文档的出现，最早可追溯到20世纪50年代的美国和日本。当时社会的政治、经济和文化的发展对办公信息的处理提出了提高工作效率、加快处理速度和降低办公费用的要求，这就使得办公自动化应运而生。

办公自动化以系统论、信息论、控制论和计算机科学为基础理论和基本工具，运用以计算机为代表的现代科学技术和先进的办公设备，自动处理、存储、管理和传递办公信息。这一系列工作都是以电子文档为主要对象，为电子文档的产生提供了最初的实践基础。继办公自动化之后，以计算机辅助设计、电子商务等为代表，电子文档逐步进入人类社会的各个领域，并在社会网络化迅速发展的推动下，在信息化社会中愈来愈成为不可或缺的人类社会管理与保存社会记忆的工具。

任何事物的产生与发展都要经历一个渐进的过程。电子文档的产生、发展速度虽然远超以往任何类型的文档，但它的发展也必然会经历一个渐进的过程。

这个过程的具体表现，是由社会发展的阶段性决定的。电子文档的发展大致也经历了四个不同的阶段:

第一阶段:过程阶段。在这一阶段，许多单位开始采用电子计算机，电子文档充当形成纸质文档的工具。机关单位先使用计算机形成电子文档，然后由电子文档转化为纸质文档，即把电子文档打印出来，打印的纸质文档经过审批等一系列手续后成为正式文档。这时候的电子文档被称为“草稿性电子文档”。

第二阶段:辅助性电子文档阶段。这一阶段的基本特征是:纸质文档为正本，电子文档为副本。电子文档的效用比上一个阶段要多一些。(www.chuimin.cn)

第三阶段:电子文档阶段。这一阶段的基本特征是:电子文档为正本，纸质文档为副本。电子文档的法律效力被确认，纸质文档只在很少情况下使用。

以上三个阶段都有纸质文档存在。但第三阶段发生了本质性的变化，电子文档由附属物上升到具有决定性地位的文档正本。此外，第二、第三两个阶段我们又统称之为双套制阶段。

第四阶段:无纸阶段。这一阶段真正进入了无纸化电子文档阶段。人们在工作中已不再使用纸质文档，以往的纸质文档变成了“文物”。

需要说明的是:绝对的“无纸时代”并不存在，因为纸质文档会作为“文物”被人们保存起来。我们所指的“无纸时代”，主要是指我们在工作流程中已不再使用纸张，没有新的纸质文档产生。文件、档案电子化、数字化是一种全球性的发展现象和趋势，这也是我们称之为“电子文档”的原因之一。

目前，世界各国因信息化程度不同，电子文档的发展水平也各异;即使在同一国家里，电子文档的发展水平因各行业信息化程度的不同而不同。总的说来，在现实社会中，上述所讲的电子文档发展四阶段所对应的现象都有所存在。