旅游会计（第3版）：会计账簿的分类和作用

（一）账簿的意义

账簿是由若干具有专门格式并以一定形式联结在一起的账页组成的，以会计凭证为依据对企业经济业务进行全面、系统、连续、分类地记录和核算的簿籍。

各单位通过会计凭证的填制和审核，可将每日发生的经济业务记录和反映在会计凭证上，但由于会计凭证数量多，资料分散，不能综合反映企业的财务状况和经营成果，且查阅起来非常不方便，因此需要在记账凭证的基础上，进一步进行加工、分类、整理，以提供全面、系统和连续的会计资料。这一任务是通过设置和登记账簿完成的。

通过账簿记录，既能按照经济业务发生的时间反映业务的发生情况，又能按照经济业务的类别反映各类业务的发生情况，提供分类核算资料，既可提供总括的核算资料，又可提供明细核算资料。

设置和登记账簿，在会计核算上有着重要的作用，它可以为企业经营管理提供全面、系统的核算资料，可以为计算财务成果、编制会计报表提供依据，还可以利用账簿的核算资料为财务分析和会计检查提供依据。

（二）账簿的种类

企业在日常核算工作中对于账簿的设置，应根据企业规模的大小、业务的繁简和会计核算的需要而定，既要有严密性和完整性，又要便于全面反映生产经营状况和分析、检查。会计账簿可按用途和外表形式进行分类。

1. 账簿按用途分类

账簿按其用途可分为三大类：序时账簿、分类账簿和备查账簿。

（1）序时账簿又称日记账，是按经济业务发生和完成的时间先后顺序进行登记的账簿。日记账又分为两种，一种是普通日记账，即把发生的所有经济业务，全部按照时间的先后顺序进行登记。由于普通日记账不能反映经济业务的分类情况，并且登记普通日记账要花费大量的时间和精力，查阅也不方便，因此只在早期时使用，以后逐渐被另外一种日记账，即特种日记账所代替。特种日记账是选择一部分业务，一般是发生频繁、需要经常查核、比较重要的经济业务，按照时间顺序逐笔登记的日记账。例如对现金收付业务设置现金日记账，对银行存款收付业务设置银行存款日记账，用以加强对货币资金的监督和控制。

（2）分类账簿，即按照账户对经济业务进行分类核算和监督的账簿。按概括程度的不同，分为总分类账簿和明细分类账簿。

总分类账簿也称总账，是根据一级会计科目，分类连续记录经济业务总括情况的账簿，它反映的会计指标是全面的、总括的。明细分类账也称明细账，是根据一级科目所属的明细科目分类连续地反映某一类经济业务详细情况的账簿，它所提供的会计指标是具体的、详细的。总分类账和明细分类账所提供的会计指标是编制会计报表的基本依据。

（3）备查账簿，也称为辅助账簿，是指对日记账和分类账未能记载或记载不全的会计事项进行补充登记的账簿，它可以对某些经济业务的内容提供必要的参考资料。如“租入固定资产登记簿”、“代销商品登记簿”、“代管商品及物资登记簿”等都属于备查账簿。备查账簿没有固定格式，各企业可以根据具体情况和实际需要进行设置。

2. 账簿按外表形式分类

账簿按其外表形式，可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。

（1）订本式账簿，是指在启用前进行顺序编号并固定装订成册的账簿。订本账一般用于现金日记账、银行存款日记账和总分类账。这种账簿的优点是可以防止账页散失和非法抽换；缺点是账页固定，不便于分工记账，也不能根据需要增减账页。

（2）活页式账簿，是指可以随时取放，并由装在账夹中的账页所组成的账簿。这种账簿的优点是可以根据需要增添或重新排列账页，并且可以同时分工记账；缺点是账页容易丢失和被抽换。采用活页账，平时按账页顺序编号，并在会计期末装订成册。装订完毕后，应按实际账页数顺序编号，并加目录。明细账多采用活页式账簿。

（3）卡片式账簿，是指由许多分散的印有一定格式的卡片装在卡片箱（盒）内保管的账簿。可以随取随放，它实质上也是一种活页式账簿。卡片式账簿具有一般活页账的优缺点，另外它不需每年更换，可以跨年度使用。“固定资产明细账”、“低值易耗品明细账”一般采用这种形式。

（三）账簿登记的方法

1. 现金日记账和银行存款日记账的登记

现金日记账是用以序时逐笔登记库存现金收、付、存情况的账簿。它由出纳人员根据审核后的收、付款凭证，逐日逐笔顺序登记。现金日记账一般采用三栏式。登记时，应填明日期、凭证号数、摘要、对方科目、收入金额和付出金额。为了清晰地反映现金收付业务的账户对应关系，在“摘要栏”后应设“对方科目”栏。通过对方科目登记可以看出现金的来路去向，检查收、付业务是否合理、合法，是否符合有关规定。每日收付款项登记完毕，应分别计算现金收入和现金付出的合计数及结存数，并将账面结存数和库存现金实存数核对，以保证账款相符。现金日记账的一般格式及登记方法如表2-16所示。

表2-16　现金日记账

银行存款日记账是用以序时逐笔登记银行存款收、付、存情况的账簿。它是由出纳人员根据审核无误的收、付款凭证逐日逐笔顺序登记，其格式、登记方法与现金日记账相同，这里不再重复。银行存款日记账应定期与银行送来的对账单进行核对，以检查和监督款项的收付情况。银行存款日记账的格式与现金日记账的格式基本相同。

2. 分类账的登记方法

（1）总分类账的登记

总分类账是按照一级会计科目开设的，分类记录全部经济业务的账簿。由于总分类账能够全面、总括地反映企业的资产、负债、所有者权益、收入、费用和损益情况，每个单位都必须设置一本总分类账。总分类账应采用订本式账簿，其账页格式一般采用借、贷、余三栏式。登记总账的依据和方法取决于所采用的会计核算程序。总分类账可以直接根据各种记账凭证逐笔进行登记，也可以定期将各种记账凭证汇总，编制出科目汇总表，再据此进行登记。

总分类账的账页格式如表2-17所示。

表2-17　总分类账

（2）明细分类账的登记方法

明细分类账是按照明细分类科目分设账页，分类连续反映经济业务的账簿。明细分类账一般采用活页式账簿，也有的采用卡片式账簿，如固定资产明细账等。明细分类账的账页格式主要有三栏式、数量金额式、多栏式三种。

①三栏式明细分类账，账页内只设有借方、贷方和余额三个金额栏，不设数量栏。这种格式适用于只需要进行金额核算的应收账款、应付账款等账户的明细核算。三栏式明细账页的格式同总分类账的格式基本相同。

②数量金额式明细账，账页内分设收入、付出、结存的数量栏、单价栏和金额栏，这种格式明细账用于既要进行金额明细核算，又要进行数量明细核算的财产物资项目，如原材料、库存商品、产成品等账户的明细核算。它能提供各种财产物资收入、发出、结存等的数量和金额资料，便于开展业务和加强管理。数量金额式明细账的格式如表2-18所示。

表2-18　明细分类账

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③多栏式明细账，在一张账页上按明细科目分设若干专栏，集中反映有关明细项目的核算资料。如管理费用明细账，它在借方栏下可分设若干专栏，如工资和福利费、折旧费、修理费、办公费等。多栏式明细账多用于费用、成本、收入等项目的明细核算。管理费用明细账的格式如表2-19所示。

表2-19　管理费用明细账

各种明细分类账的登记方法，应根据会计所记录的经济业务内容、业务量的大小和经营管理上的要求而定。一般说来，应根据原始凭证、原始凭证汇总表或记账凭证逐笔进行登记，也可以逐日或定期汇总登记。

（3）总账与明细账的关系与平行登记

总分类账和明细分类账是相互联系、相互制约的。首先，总账与明细账反映经济业务的范围不同。总账是为所有总分类科目开设的，反映全部经济内容；而明细账是为某一明细科目开设的，反映某类经济业务。其次，二者提供指标的详细程度不同。总分类账提供总括核算资料，明细账提供具体详细的核算资料；总分类账统驭其所属的明细账，而明细账对总账起着补充说明的作用。为了使总账与明细账有机地结合起来，总分类账与明细账应该进行平行登记。总账与明细账的平行登记可以概括为以下四点，即：

①同依据登记。对发生的每项经济业务，要根据会计凭证，一方面在有关的总账中进行总括登记，另一方面要在有关的明细分类账中进行明细登记。

②同时期登记。对发生的经济业务一方面登记总账，另一方面在有关明细账中登记，两者应该在同一时期进行。

③同方向登记。登记总分类账户及其所属的明细分类账户时，借贷记账方向必须一致。

④同金额登记。登记总分类账户及其所属的明细分类账户时，记入总分类账户的金额必须与记入其所属的一个或几个明细分类账户的金额合计数相等。

（四）账簿的登记规则

会计账簿是企业重要的会计档案，为了保证记录工作的严肃性和合法性，防止舞弊行为，明确记账责任，会计人员在启用新账时，应在账簿的扉页上填制“账簿启用表”和“经营账簿人员一览表”，详细填明企业名称、账簿名称、账簿编号、账簿页数和启用日期等。并填列会计主管人员、记账人员姓名，加盖公章，由会计主管人员和记账人员签章。如记账人员更换时，应在会计主管监督下办理交接手续，并由移交人和接管人双方都签章，以明确责任。

登记账簿是会计核算的一项重要的工作，为了保证记账准确、及时、清晰和规范，会计人员应遵守下列规则：

1. 必须根据经过审核无误的记账凭证登记账簿。

2. 登记账簿必须要用蓝（黑）色墨水钢笔或规定使用的圆珠笔书写，不得使用铅笔或不合规定的圆珠笔登账，红色墨水只能在结账、画线、改错和冲账时使用。

3. 登记账簿时，应将记账凭证的日期、凭证种类和编号、摘要和金额逐项记入账内，并在凭证上作出“√”符号，表示已登记入账，以避免重记、漏记。

4. 各种账簿必须按事先编定的页码，逐页逐行连续地登记，不得隔页、跳行，如不慎发生隔页、跳行，应在空页或空行处用红笔画对角线注销，并注明“作废”字样，同时由经手人盖章。对各种账簿的账页不得任意抽换和撕毁，以防舞弊。

5. 登记账簿必须按记账凭证上的分录所指的借、贷方向登记，凡需要结出余额的账簿，在结出余额后，应在“借或贷”栏内写明“借”或“贷”字样，没有余额的账户，应在该栏内写“平”字，同时在余额栏内写“0”。

6. 每登记一张账页时，应在账页的最后一行加计本页发生额及余额，并在摘要栏内注明“过次页”字样，同时在下一页的首行登记上页加计的发生额及余额，并在摘要栏内注明“承前页”字样。

7. 账簿记录发生错误时，不得刮、擦、挖、补，不得随意涂改，应根据错误情况，采用适当的方法进行更正。

（五）结账、对账

1. 对账

对账就是核对账簿记录，其目的是保证账簿记录的正确性和完整性。由于种种原因，会计人员不可避免地会发生记账、过账、计算等各种差错，为了保证账簿记录的正确性，为编制会计报表提供真实可靠的数据资料，在结账前，会计人员还必须做好对账工作，以做到账证相符。为此，对账的内容应包括以下三个方面：

（1）账证核对，将账簿记录与会计凭证核对，这是保证账账相符、账实相符的基础。

（2）账账核对，是指各种账簿之间有关数字的相互核对，主要有：总分类账中，全部账户的借方余额合计数应同贷方余额合计数核对相符；总分类账中“现金”、“银行存款”账户的余额应同现金、银行存款日记账中的余额核对相符；总分类账中，各账户的期末余额与其所属明细分类账期末余额合计核对相符；会计部门有关财产物资明细账期末余额应与财产物资保管部门的明细分类账的期末余额核对相符。

（3）账实核对，是指将各种财产物资的账面余额与实存数额进行核对，做到账实相符。主要包括：现金日记账的账面结存数应每天与库存现金的实存数核对；银行存款日记账的收入、付出和结存数，应定期与开户银行送来的对账单核对相符；各种债权、债务明细账账面余额应定期与有关债务、债权单位的账面余额核对相符；各种财产物资账的账面余额应定期与实存数额核对相符。

上述账实核对工作一般是经过财产清查来进行的。

2. 结账

结账就是计算并结转各种账簿的本期发生额和期末余额。结账工作主要包括以下内容：

（1）查明本期所发生的经济业务是否已经全部填制取得会计凭证，登记入账，不能为赶编报表而提前结账，也不能先编会计报表后结账。

（2）按照会计制度和成本计算要求，结转各费用、收入类账户，以计算和确定企业最终的财务成果，并结转本年利润和利润分配账户。

（3）在全部业务登记入账的基础上，结出各种账簿的本期发生额和期末余额，并按规定在账簿上作出结账标记。

月度结账时，在各账户最后一笔账目下，结出账户的本期发生额和期末余额，并在摘要栏内注明“本月发生额及余额”或“本月合计”字样，并在数字的上下端各画一条通栏红线。年度结账时，在12月的月结下面，结出年度发生额及余额，并在摘要栏内注明“年度发生额及余额”或“本年合计”字样，并在数字下端画双红线，表示“封账”。新年度开始时，应根据上年度各账户余额过入新账簿各账户第一行，并在摘要栏内注明“上年结转”字样。

以上我们初步介绍了设置和运用会计科目、复式记账、填制和审核凭证、设置和登记账簿几种主要的会计核算方法，其他几种方法如财产清查、编制会计报表等将在后面结合旅游企业具体会计业务来加以介绍。