文档管理的标准化、规范化、可追踪性与制度化

2025-09-30 理论教育版权反馈

【摘要】：为了建立一个良好的信息系统，不仅要充分利用各种现代化信息技术和正确的系统开发方法，同时还要做好文档的管理工作。文档管理应从以下几方面着手：1）文档要标准化、规范化。3）维护文档的可追踪性。4）文档管理的制度化。

文档是人脑思维活动的体现，是信息系统建设中的唯一可见物，它可以用来统一思想，防止遗忘和误解，是信息系统开发组内各类人员及组内外的通信依据，同时也是观察、控制、协调信息系统开发过程的依据。

1.文档的地位和作用

在信息系统建设中，除了要有一定的硬件设备（如计算机等）之外，它的原材料、工具、半成品、成品全是信息，是一种体现在一些书面文字资料和计算机程序中的人脑的思维活动。由于人脑思维活动的不可见及不稳定性，因此需要以书面形式的文字资料，即文档来保存和记录。计算机程序则是信息系统建设的最终表现。所有软件的有机组合就构成了全企业的信息系统。文档与程序的区别在于前者是人可读的，后者是机器可读的。如果将程序打印出来，程序也是可读的文档，只是形态不同。文档是信息系统建设的生命线，没有文档就没有信息系统。为了建立一个良好的信息系统，不仅要充分利用各种现代化信息技术和正确的系统开发方法，同时还要做好文档的管理工作。

在信息系统建设的各个阶段都需要有文档资料，但内容和作用是有差异的，具体如下：

1）在系统总体规划阶段，进行系统概要调查要建立相应的文档，以此与高层领导进行交流，形成系统开发的总体目标，并根据这一总体目标来进行总体规划。总体规划所建立的一系列文档包括系统可行性报告、系统数据规划方案、系统管理模式、计算机软硬件配置方案、系统体系结构方案以及开发进度安排、经费估算等内容。这些资料的形成必须要进行深入系统的调查，而调查结果也要形成文档资料，用来作为评价规划结果的依据。

2）系统分析与设计是在总体规划的指导下所建立的体系结构、管理模式以及数据规划方案等，在对系统的每一个子系统进行详细的调查分析后形成的调查文档，是系统开发人员与广大最终用户联系的纽带和相互交流的文件。在与最终用户反复讨论和确认后，这些资料便是进行系统逻辑设计、数据库详细设计等工作的依据。相应的文档资料有系统逻辑方案、数据库设计方案、数据字典、系统结构图、系统硬件配置实施方案。系统分析的设计报告是对这一阶段工作的总结性文件。系统分析与设计是信息系统建设的核心工作，相应的一整套完善的文档资料既是总体规划的具体体现，又是对后继工作进行评价的依据。

3）在系统程序设计阶段，根据系统分析的设计结果，除了要在机器上运转大量的程序，还要对每一程序模块建立相应的文档资料。其作用是对信息系统进行评价时为修改提供条件。程序使用说明书也可作为系统运行时向广大最终用户提供的使用指导手册。

4）进入系统试运行和运行维护阶段的各项工作，要依据从系统规划到系统程序设计各阶段所建立的完整文档资料来进行。(https://www.chuimin.cn)

2.文档管理的内容

为了搞好信息系统建设，必须要重视并强化文档管理工作。文档管理应从以下几方面着手：

1）文档要标准化、规范化。在系统开发前必须首先选择或制定文档标准，在统一标准制约下，开发人员负责建立所承担任务的文档资料。

2）维护文档的一致性。信息系统开发建设过程是一个不断变化的动态过程，一旦需要对某一文档进行修改时，要及时、准确地修改与之相关联的文档，否则易引起开发工作的混乱。这一过程必须有相应的制度来保证。

3）维护文档的可追踪性。由于信息系统开发的动态性，系统的某种修改是否最终有效要经过一段时间的检验，因此文档要分版本来实现。

4）文档管理的制度化。必须形成一整套的文档管理制度，其内容可以包括文档的标准、修改文档和出版文档的条件、开发人员在系统建设不同时期对文档建立工作应承担的责任和任务。根据这一套完整的制度来最终协调和控制系统开发工作，并以此对每个开发成员的工作进行评价。